Warum analoge Prozesse deinem Unternehmen Zeit und Geld kosten und wie eine digitale Lösung dir helfen kann.

Viele Unternehmen arbeiten nach wie vor mit analogen Prozessen und Leistungen. Damit alles reibungslos funktioniert und Engpässe rechtzeitig erkannt werden, ist das Unternehmen von ihren Führungskräften abhängig. Als Unternehmerin oder Unternehmer musst du alles im Blick haben und schnelle und richtige Entscheidungen treffen. Dabei hast du nur begrenzt Zeit und Energie zur Verfügung. Ohne eine digitale Lösung kann es schnell passieren, dass du an deine Grenzen kommst und dein Unternehmen stagniert.

Das Problem der analogen Abhängigkeit

Gut durchdachte Prozesse und Strategien sind für eine professionelle Leistung oder ein gutes Produkt essenziell. Dadurch, dass jeder Schritt während einer Leistung manuell und individuell abläuft, kostet das unglaublich viel Zeit und birgt viele Fehler und Stolpersteine.

Das Problem: Wenn du jeden Schritt und jede Leistung in deinem Unternehmen entweder gar nicht, in einem privaten Dokument oder auf einem Stück Papier festhältst, gehen viele Informationen verloren. Du verlierst schnell den Überblick, die Informationen bleiben intransparent und du hast am Ende keine Ahnung was passiert oder wo Probleme und Engpässe auftreten könnten. Außerdem bleiben deine Leistung und das Projekt immer von dir oder einem einzelnen Mitarbeiter abhängig. Alles muss analog und manuell selbst gemacht werden. Das kostet dich und deine Mitarbeiter unglaublich viel Zeit und Energie.

Fall-Beispiel:
Nehmen wir als Beispiel eine Dienstleistung, die du deinem Kunden verkauft hast. Du folgst deinem üblichen Prozess und dein Kunde geht mit dir Schritt für Schritt durch deine Leistung. Vielleicht schreibt sogar einer von euch beiden mit oder hat ein Protokoll auf dem Computer. Irgendwann im Laufe des Projekts wird dein Kunde immer unzufriedener oder du merkst, dass keine guten Ergebnisse aus den Meetings resultieren.

Wie findest du heraus wann, wo und was genau schiefgelaufen ist?

Vielleicht versuchst du eine andere Strategie oder einen neuen Ansatz zu finden. Das ist mit viel Zeit und Stress verbunden. Außerdem wird es schwierig die richtige Lösung zu finden, wenn du nicht sicher sagen kannst, wo das Problem eigentlich liegt.

Ein offenes Gespräch mit deinem Kunden zeigt, dass es ein Kommunikationsproblem gab, ein Schritt wurde nicht richtig ausgeführt und seine Erwartungen wurden nicht erfüllt. Mit viel Glück wird der Rest der Zusammenarbeit nun besser laufen. Viel wahrscheinlicher ist es, dass der Kunde danach enttäuscht ist und beide Parteien durch den Vorfall angespannt bleiben. Das führt zu mittelmäßigen bis schlechten Ergebnissen.

Was versteht man unter einer digitalen Lösung?

Unter eine digitale Lösung fallen alle Plattformen, Portale, mobile und Web-Apps, die online über das Netz und auf digitalen Geräten funktionieren. Dabei spielt es keine Rolle welche Endgeräte genutzt werden. Es gibt digitale Lösungen für Desktops, Laptops, Tablets und Smartphones. Diese Anwendungen müssen nicht zwingend über einen Internet-Browser aufgerufen werden, es können auch Applikationen und Software-Programme sein, die du auf deine Geräte laden kannst. Eine digitale Lösung soll unter anderem analoge Daten oder Handlungen in eine digitale Form umwandeln. Dadurch können Dokumente, Abläufe und Leistungen schneller vorbereitet, fertiggestellt und weitergegeben werden. Das hilft deinem Unternehmen dabei interne Prozesse und die Kommunikation deiner Mitarbeiter zu erleichtern und dir damit Zeit und Geld zu sparen. Vor allem wenn sich dein Unternehmen noch im Aufbau befindet, könnte eine digitale Lösung dir kurzfristig und dauerhaft Ressourcen einsparen.

 

Beispiele für eine digitale Lösung:

  • Wissens- und Informationsplattformen, auf denen sich deine Kunden informieren und weiterbilden können.
  • Community-Portale in denen sich deine Zielgruppe austauschen kann.
  • E-Learning-Systeme, die du für deine Mitarbeiter oder Kunden entwickeln und freigeben kannst.
  • CRM-Plattformen, mit denen du den Vertrieb und das Marketing steuern und verwalten kannst.
  • Projektmanagement-Software, die dir die Verwaltung und Umsetzung von Projekten erleichtert.
  • Schulungs-Apps, die du für das Training deiner Mitarbeiter verwenden kannst.
  • Fitness-, Coaching-, und Beratungs-Apps, die du als Unterstützung für deine Dienstleistungen verwenden kannst.
  • Anwendungen über die deine Mitarbeiter die Qualität ihrer Leistungen oder Produkte festhalten können.
  • Digitale HR-Prozesse, die die Arbeitsstrukturen, Aufgabenverteilung und Personalmanagement in deinem Unternehmen erleichtern.
  • u.v.m.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz hat folgende Zahlen und Fakten bezüglich der Digitalisierung für KMUs veröffentlicht:

%

der KMU finden digitale Vernetzung und Informationsaustausch relevant.

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der KMU schätzen Big Data-Analysen als bedeutsamen Trend ein.

%

der KMU halten die digitale Dokumentation der Produktionsprozesse für wichtig.

Eine digitale Lösung macht deine Prozesse und Leistungen übersichtlicher, transparenter und von dir unabhängiger.

Stell dir vor du hast eine digitale Lösung gefunden und deine Prozesse und Leistungen in Form von einer App oder Plattform digitalisiert. Du kannst jeden Schritt festhalten und alle Prozesse und Absprachen festhalten und jederzeit wieder aufrufen. Mit einer digitalen Lösung könntest du deinem Kunden digital und automatisch Hilfestellungen und Anleitungen geben und müsstest dabei nicht mehr jeden Schritt manuell selbst machen.

Wenn der Kunde unzufrieden ist, kannst du die bisherigen Schritte noch einmal durchgehen, das Problem erkennen und eine schnelle Lösung finden. Außerdem bietet eine digitale Lösung deinen Kunden die Möglichkeit jederzeit auf dein ohnehin vorhandenes Wissen zuzugreifen. Damit bietest du deinen Kunden einen riesigen Mehrwert und hast gleichzeitig wieder viel mehr Zeit. 

Es gibt viele mögliche Herausforderungen beim Aufbau eines Unternehmens, die durch eine digitale Lösung leichter gemeistert werden können. Einige dieser Beispiele kennst du vielleicht sogar selbst:

  • Schlechte oder mangelnde Kundenbindung
  • Zu wenig qualifizierte Mitarbeiter
  • Analoger und mühseliger Vertrieb
  • Schlechte Kommunikationswege
  • Analoges Projektmanagement
  • Analoge Prozesse ohne Übersicht der Verläufe
  • Keine Übersicht über Zeit- und Mitarbeiter-Ressourcen
  • Immer wieder wechselnde Qualität der Leistungen und Produkte
  • Unzufriedene Kunden
  • Unzufriedene, unmotivierte Mitarbeiter
  • v.m.

Für jede dieser Herausforderungen kann eine individuelle, digitale Lösung, in Form einer App oder Plattform innerhalb weniger Monate entwickelt werden. Diese Anwendungen laufen automatisch, sind jederzeit für alle zugänglich und haben damit ein riesiges Potenzial. Sie ermöglichen schneller und effizienter zu arbeiten, eine höhere Qualität und Kundenbindung zu garantieren und dabei Zeit und Geld zu sparen. Dein Unternehmen kann viel unabhängiger von dir laufen und du kannst dein Unternehmen mit mehr Leichtigkeit und Zufriedenheit führen.

Eine gut durchdachte digitale Lösung bietet deinem Unternehmen das Potenzial zu wachsen und erfolgreicher zu werden.

Es ist inzwischen kein Geheimnis mehr, dass eine digitale Lösung viele Möglichkeiten und Vorteile bietet. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Chance und versuchen damit ihre Herausforderungen zu meistern.

Vorteile einer digitalen Lösung:

  • Jeder kann von überall auf deine App oder Plattform zugreifen.
  • Du hast einen genauen Überblick über alle Schritte und Leistungen.
  • Du kannst die Qualität deiner Leistungen prüfen und verbessern.
  • Du kannst deine Prozesse besser testen und optimieren.
  • Du sparst Geld und Zeit durch automatisierte Prozesse.
  • Dein Unternehmen wird effizienter.

Das Ergebnis:

  • Deine Kunden bekommen mehr Leistung und Qualität.
  • Du kannst deine Dienstleistung skalieren.
  • Du kannst deine Projekte und Kunden an deine Mitarbeiter abgeben.
  • Du kannst dich mehr auf deine Arbeit AM Unternehmen konzentrieren.

Wie du deine Herausforderung analysieren und die richtige digitale Lösung finden kannst.

  1. Gehe durch die täglichen Abläufe deines Unternehmens. Schreibe am besten die einzelnen Schritte auf, um eine Übersicht davon zu bekommen, wie der Prozess aussieht und wie viele Einzelschritte es gibt.
  2. Schreibe auf, welche Dokumente und Daten bei den einzelnen Schritten als Ergebnis festgehalten werden. z.B. Protokolle, Briefings, E-Mails, Dokumente und Auftragsbestätigungen vom Kunden, u.s.w.
  3. Notiere wer für die einzelnen Schritte zuständig ist. Ein Vertriebler, Mitarbeiter, ein externer Partner oder du persönlich.
  4. Jetzt gehe die einzelnen Schritte durch und schätze den Zeitaufwand, der für den einzelnen Schritt notwendig ist. Frag deine Mitarbeiter wie lange sie für die Schritte brauchen oder schau in Zeittabellen nach. Vielleicht kannst du oder dein Mitarbeiter beim nächsten Projekt die Zeit für die einzelnen Schritte stoppen, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen.
  5. Nun kannst du analysieren und vergleichen, welche Schritte immer wieder auf die gleiche Weise ablaufen, aber jedes Mal viel Zeit kosten. Oder du hast Dokumente und Daten, die jedes Mal neu gemacht werden, obwohl sie ähnliche oder gleiche Inhalte haben.
  6. Gibt es vielleicht bei einem Schritt im Prozess immer wieder Verzögerungen, weil Dokumente nicht schnell genug weitergeleitet werden. Oder Fehler und Konflikte, weil nicht richtig kommuniziert wurde? Eventuell gibt es immer wieder Engpässe, weil Ressourcen oder die Zeit nicht richtig kalkuliert wurden.
  7. Nun kannst du gezielt nach digitalen Lösungen für diese Herausforderungen suchen. Für fast alle dieser Herausforderungen und Schritte gibt es eine digitale Lösung, die dir das Wiederholen von immer gleichen Prozessen erleichtert oder sogar abnimmt. Es gibt die Möglichkeit Prozesse und Abläufe so zu digitalisieren und automatisieren, dass Fehlerquellen schneller erkannt und Konflikte gelöst werden können.
  8. Es gibt bereits viele fertige Anwendungen und Tools, die du für dein Unternehmen nutzen kannst. Wenn es um Standart-Prozesse oder kleinere Herausforderungen geht, wirst du im Internet viele Angebote finden. Wenn du eine individuelle und professionelle Lösung für dein Unternehmen suchst, wird es schwer mit einer Anwendung von der Stange zu arbeiten.

Wenn du dir nicht sicher bist, welche Möglichkeiten es gibt und wie du diese umsetzen kannst, dann lass dich gerne unverbindlich von mir beraten. Gemeinsam finden wir eine digitale Lösung, die zu dir und deinen Herausforderungen passt.

Das Fazit

Wenn dein Unternehmen analog bleibt, kostet es dich viel Zeit und kann nicht weiterwachsen. Wenn du eine digitale Lösung findest, die zu deiner Herausforderung passt, wird dein Unternehmen effizienter, skalierbar und von dir unabhängiger. Du hast viel mehr Zeit, um an deinem Unternehmen zu arbeiten und kannst deine Arbeit als Führungskraft wieder mit Leichtigkeit und Freude machen. 

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